Рассмотрев несколько предложенных систем управленческого учета, выбор ТОО «Альбедо» пал на программный продукт компании «Логиком» КИС LogyCom Astrum. 9 апреля 2008 года было проведено обследование деятельности компании и разработан проект по внедрению в ТОО «Альбедо» КИС LogyCom Astrum.
По результатам предпроектного обследования на предприятии были выявлены следующие проблемы:
-
Нет актуальной информации об остатках и резервах товара для клиентов;
-
Большой объем ручной работы при работе с клиентами;
-
Нет единой базы клиентов и контактных лиц по контрагентам;
-
Большие трудозатраты сотрудников, для составления необходимой отчетности.
-
Оперативное ведение клиентской базы, включая возможность группировки клиентов различным атрибутам, упорядочивание информации о всех поставщиках и клиентах;
-
Возможность выделения клиентов и реализаторов, приносящих основную долю прибыли компании;
-
Доступность каждому сотруднику организации детальной информации о характеристиках товаров;
-
Ведение учета товара по складу предприятия и складам реализаторов в единой базе в количественном и суммарном выражении;
-
Получение достоверной информации о резервах;
-
Передача функции создания первичных документов и справочников менеджерам;
-
Подготовка к переходу на ведение управленческого учета в единой системе;
-
Формирование полной финансовой отчетности по предприятию в разрезе различных аналитик.
На первом этапе зоной проекта был выбран офис компании в Алматы. Для решения основных задач и проблем было предложено внедрение следующих модулей: CRM, Органайзер и система сообщений, Товары, Деньги, Отчеты, История и Администратор.
Были проведены плановые мероприятия по настройке системы на территории ТОО «Альбедо», обучению персонала в учебном центре и на местах. 12 января 2009 Система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. После начала использования системы в течение трех месяцев компания полностью перешла на учет движения товаров, денег и услуг в КИС LogyCom Astrum.
В 2010 году компания «Альбедо» подключила к работе в Системе своих региональных реализаторов, которые сейчас работают в Системе через удаленный доступ.
Со дня запуска и до настоящего момента офис в Алматы и все реализаторы работают на одном сервере и имеют 100% актуальность данных.
-
Сформирована подробная клиентская база данных с возможностью анализа информации по клиентам в разных разрезах (сфера деятельности, региональная принадлежность, объем и специфика приобретаемого товара, контакты, оплаты, предоставленные услуги и т.п.);
-
Любому сотруднику доступна история отношений с клиентом от заказов до привлечения персонала для работы по запросам клиента;
-
Все сотрудники имеют полную оперативную информацию об остатках товаров, резервах и ожидаемых поступлениях товара по всем необходимым складам, о поступивших платежах и т.д.;
-
Функции создания коммерческих предложений и выставления счетов переданы непосредственно менеджерам, работающим с клиентами;
-
Внутренняя система сообщений позволяет отправлять сообщения коллегам, своим подчиненным, создавать напоминания себе, что обеспечивает плодотворное сотрудничество и коммуникацию в компании;
-
У сотрудников появилась возможность оценки текущих сделок и проектов, как на уровне прогнозируемых поступлений и вероятности их осуществления, так и на уровне совершенных контактов и всех документов, подготовленных для клиента;
-
В режиме реального времени доступны данные для маркетинговых исследований;
-
Руководство компании имеет четкую картину о результатах работы компании: о балансе предприятия, понесенных затратах, полученной прибыли и т.д.
