Рекомендации по определению проектной группы

1. Руководитель проекта. Это должен быть тот самый человек, которому Система нужна больше всех. Именно он будет получать максимальные выгоды от ее использования и, потому, максимально заинтересован в успешном завершении проекта по её внедрению. Для успешного продвижения проекта, руководитель проекта должен иметь следующие полномочия:

  • право принимать решения по утверждению корпоративных стандартов;
  • право принимать оперативные решения в процессе производства работ; 
  • созывать экстренные и плановые совещания с обязательным посещением любого работника предприятия; 
  • оценивать деятельность персонала на местах и при необходимости делать оргвыводы, вплоть до увольнения. 

Во время внедрения Системы Руководитель проекта будет занят ведением проекта до 50% своего рабочего времени. Это не значит, что во время внедрения этот руководитель будет отдавать половину времени проекту, это значит то, что в любой день этот руководитель должен иметь возможность уделить проекту до 50% времени, например, на обучение, на проведение совещаний по проекту или на проведение бизнес-игр.

Возможные кандидатуры (в порядке убывания приоритета): Первый руководитель, Заместитель первого руководителя, Начальник подразделения, наиболее заинтересованного во внедрении системы.

Обязательное условие: Руководитель проекта должен иметь не менее 12 месяцев стажа работы на предприятии, где предлагается проводить внедрение.

2. Администратор Astrum (человек, который впоследствии будет заниматься администрированием Astrum).

Характеристики кандидатуры:

  • «Руки руководителя проекта». Руководитель проекта будет принимать решения, Администратор будет настраивать Систему, раздавать права, заполнять справочники. С такой работой лучше всего справляется терпеливый и скрупулезный человек (обычно девушка или женщина) с аналитическим складом ума. Желательно наличие экономического образования.
  • «Суровый, несгибаемый элемент». Администратор станет олицетворением «Аструма» в компании. Так как Аструм является системой, с помощью которой будет наводиться порядок, а также системой, сигнализирующей об ошибках и/или бездействии некоторых сотрудников, Администратор будет испытывать серьёзное давление с их стороны. С такой работой лучше всего справляется стрессоустойчевый и авторитетный человек.
  • «Свой человек». Администратор - это должность для доверенного лица, болеющего за общее дело. В процессе внедрения Администратор станет человеком, знающим компанию лучше любого другого сотрудника. После окончания внедрения Администратор будет иметь доступ ко всей информации, заносимой в систему. В этой связи Администратору обязательно иметь 100% доверие со стороны руководства.

Во время внедрения Системы Администратор Системы будет занят ведением проекта 100% своего рабочего времени. После завершения внедрения Администратор будет заниматься поддержкой Системы в рабочем режиме. Это может занимать до 25% его рабочего времени в небольшой компании (10-20 пользователей Системы) и до 50% времени в компании среднего размера (20-100 пользователей). В крупной компании (пользователей 100 сотрудников) желательно иметь выделенного администратора «Astrum», и планировать выделение сотрудника на эту должность с момента обучения.

Возможные кандидатуры (в порядке убывания приоритета): Специалист по внутреннему контролю, Специалист отдела учёта, Координатор, Администратор, Начальник подразделения, наиболее заинтересованного во внедрении системы, IT-специалист, Специально нанятый специалист.

3. Представитель финансового департамента. Во время внедрения Системы этот сотрудник будет занят ведением проекта 2-3 часа, в течение 5-10 дней.

Возможные кандидатуры (в порядке убывания приоритета): Финансовый директор, Главный бухгалтер, Бухгалтер.

Примечание: Представитель финансового департамента необходим при внедрении системы Astrum Total. При внедрении системы Astrum CRM присутствие представителя финансового департамента в проектной группе не обязательно.

4. Ключевые пользователи Системы: руководители подразделений, участвующих в проекте или их представители. Во время внедрения Системы Ключевые пользователи Системы будут заняты ведением проекта до 5% своего рабочего времени (участие в совещаниях по координации действий в рамках внедрения, обучение / консультирование конечных пользователей).

Возможные кандидатуры: Руководители, либо специалисты компании, которые важнее для предприятия, нежели чем любая система автоматизации. Наиболее незаменимые специалисты и руководители.